Skip to end of metadata
Go to start of metadata

 

Yrityksen nykytilan kartoitus

 

Verkkolaskun käyttöönottoprojektia aloitettaessa on ensin selvitettävä yrityksen nykyiset toimintatavat ja järjestelmät taloushallinnossa sekä verkkolaskutuksen aloittamisen vaikutukset työprosesseihin. Perinteisiä työprosesseja voidaan muuttaa, ja henkilöstölle on hyvä kertoa muutoksista ja niiden vaikutuksista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Yrityksen toiminnalliset valmiudet, laskutusvolyymit ja tekniset valmiudet

Teknisillä valmiuksilla tarkoitetaan taloushallinnon- ja laskutusohjelmistojen mahdollisuuksia tuottaa laskujen siirtotiedoston muodostamiseen tarvittavat tiedot. Verkkolaskutukseen siirryttäessä on ohjelmiston ja/tai partnerin hankinnassa huomioitava yrityksen tarpeita vastaava ratkaisu.

Aloitusvaiheessa on hyvä selvittää:

  • Miten laskut jakautuvat lähetettäviin ja vastaanotettaviin? Aloitetaanko toiminta verkkolaskujen vastaanotolla vai lähetyksellä? (Projektit voivat olla kokoluokiltaan erilaisia.)
  • Onko yhteistyökumppaneilla mahdollisuus verkkolaskutukseen? Kuinka moni asiakkaista ja/tai kumppaneista haluaa verkkolaskun ja minkä operaattorin kautta?
  • Haluavatko asiakkaat myös laskujen kuvat? Jos haluavat, niin millaisessa muodossa? Onko tarpeen tuottaa erimuotoisia kuvia vai pystyykö oma operaattori tai vastaanottajan operaattori tuottamaan nämä kuvat? Pankkien asiakkaille laskun kuvia ei voida toimittaa.

Tänä päivänä verkkolaskuista suurimmassa osassa on laskun kuva. Tämän vuoksi asian selvittäminen on ajankohtainen, vaikka käytännön toimenpiteistä vastaavat operaattorit.

Verkkolaskujen vastaanottajalle ja laskuttajalle yhteisiä kysymyksiä ovat:

  • Oman organisaation laskutusjärjestelmät ja niiden mahdollisuudet, rajoitukset ja vaatimukset - onko liittymä valmiina, saatavilla tai räätälöitävä?
  • Ovatko sähköisen laskutuksen piirteet mukana nykyisissä ohjelmistoissa, saadaanko ne version päivityksellä vai onko vaihdettava ohjelmistoa/ohjelmiston toimittajaa?
  • Kuinka suuren osan ostolaskuista yritys voi heti saada/lähettää verkkolaskuina? Näin tiedetään, ovatko verkkolaskut alussa vain rinnakkainen prosessi vai voiko vastaanotossa tai laskujen lähetyksessä siirtyä suurelta osin sähköiseen toimintatapaan.

Verkkolaskujen vastaanotossa on huomioitava:

  • Rajoittaako käytössä oleva taloushallinnon ohjelmisto operaattorivalintaa? Jos rajoittaa, niin miten ja voidaanko rajoitukset ohittaa esim. esijärjestelmällä, joka muuntaa saapuvaa dataa. Mitkä ovat mahdollisen esijärjestelmän kustannukset?
  • Hallitsevatko ohjelmiston piirteet myös ostotilauslaskujen käsittelyn vai onko niille olemassa oma järjestelmänsä?
  • Hyödyntääkö ohjelmisto myös verkkolaskun mukana tulevat tiliöintitiedot, vaikka ne olisivatkin puutteellisia?
  • Mitkä kuvamuodot ohjelmisto hallitsee?
  • Hallitseeko järjestelmä myös ne sähköiset laskut, joista ei ole tietoa etukäteen, ja toimittajat, jotka eivät ole vielä reskontran toimittajarekisterissä?

Mikäli verkkolaskuja aiotaan lähettää asiakkaille, jotka ottavat niitä vastaan useilla eri tavoilla, tällöin määrittely ja asiakaskartoitus ovat tärkeitä. Asiakas voi ottaa verkkolaskun vastaan esimerkiksi seuraavilla tavoille:

1. Yritysten/yhteisöjen välinen (B-to-B) lasku verkkolaskujen vastaanottojärjestelmään
2. Yritysten/yhteistöjen välinen (B-to-B) lasku pankin eräsiirtoliittymään
3. Yrityksen ja kuluttajan välinen (B-to-C) suoralasku verkkopankkiin
4. Yrityksen ja kuluttajan välinen (B-to-C) suoraveloituslasku verkkopankkiin
5. Muiden kanavien kautta (esim. ohjauksia ulkomailta )

Verkkolaskujen lähettämisessä on huomioitava:

  • Mitä formaattia nykyinen ohjelmisto pystyy tuottamaan ja millaisella tietosisällöllä?
  • Selvitä ohjelmiston tarjoajalta, tuottaako ohjelmistosi päivityksen jälkeen vähintään minimitietosisällön mukaisia verkkolaskuja (tästä tarkemmin kappaleessa 4).

Eri järjestelmät on hyvä kartoittaa ja vertailla tarkasti. Asiantuntijoita käyttämällä voi tehdä suuria säästöjä. Kannattaa kysyä neuvoa ja kokemuksia toisilta. Ohjelmistotalolta on hyvä kysyä TYVI- ja verkkolaskuvalmiuksia. Verkkokaverista (www.verkkokaveri.fi) löytyy Pk-yrittäjän IT-kokemukset tietopankki, jossa on useita sähköiseen taloushallintoon liittyviä esimerkkejä, joissa yrittäjät itse kertovat kokemuksistaan.

Henkilöstölle opastusta

Jotta verkkolaskutukseen siirtyminen onnistuisi hyvin, on tärkeää tiedottaa henkilöstölle avoimesti ja tarpeeksi usein muutoksista. Näin henkilöstö saadaan mukaan muutokseen ja verkkolaskutus saadaan kokonaisvaltaiseen käyttöön. Henkilöstön on tärkeä sisäistää, että verkkolaskutukseen siirtyminen vaatii toimintaprosessin muutoksia. Pelkät taloushallinnon ohjelmistot ja uudet ratkaisut eivät tuo hyötyjä, vaan niiden aktiivinen hyödyntäminen. Muutokset näkyvät jokapäiväisessä työssä mm. laskujen käsittelynä sähköisessä muodossa, tietoja tarkastellaan näytöltä paperitulosteen sijaan.

Verkkolaskujen vastaanotto ei juuri poikkea skannatun ostolaskun käsittelystä sähköisillä välineillä, mutta sähköisten laskujen vastaanottaminen ja niiden täysi hyödyntäminen vaatii uusien asioiden huomioimista. Osana nykytilan kartoitusta on selvitettävä yrityksen henkilöstön valmiudet siirtyä uuteen toimintatapaan. Tärkeää on saada jo hankkeen alkuvaiheessa koko yritys projektin kannattajaksi. Esimerkiksi tilaamisen ja pitkien hankintasopimusten yhteydessä suositaan sähköisesti laskuttavia yrityksiä, koska ne tuovat kumppanille taloudellisia säästöjä sähköisiä toimintatapoja hyödyntämällä. Verkkolaskujen lähettäminen edellyttää, että laskuttajat opastetaan uuteen laskujen lähetystapaan ja sen erityispiirteisiin. Myyjien on myös hyvä tietää, miten sähköinen laskutus toimii, jotta he voivat kertoa siitä asiakkaille.

Varustettu ilmaisella Atlassian Confluence Community License-lisenssillä, joka on myönnetty hankkijalle TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry / Finnish Information Society Development Centre. Evaluoi Confluencea tänään.

Adaptavist ThemeBuilderKäytössä

Kirjaudu sisään

Valikko ☰

Adaptavist ThemeBuilder EngineAtlassian Confluence