Verkkolasku > Verkkolaskusta > Etusivu - opas verkkolaskutukseen > 4. Verkkolaskun tiedot ja verkkolaskutusratkaisun valinta
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

 

Verkkolaskun tiedot ja verkkolaskutuksen valinta

Verkkolaskujen esittämiseen on käytössä kolme vallitsevaa tapaa: Finvoice, eInvoice ja TEAPPS.

Laskun minimitietoihin kuuluu pakollisina kenttinä:

1. Laskuerän tiedot (operaattorit täydentävät osan tiedoista: erän lähettäjän tunnus, erän vastaanottajan tunnus, lähetyserän tunnus, vastaanottajan tunnus, lähettäjän tunnus)
2. Laskun otsikkotiedot (laskun tyyppi, laskun numero, laskun päivämäärä)
3. Laskun maksatus- ja viitetiedot (hyvityslaskulla hyvitettävän laskun numero)
4. Laskuttajan tiedot (laskuttajan tunnus, laskuttajan Y-tunnus, laskuttajan nimi1, pankkitilin numero1)
5. Laskutettavan tiedot (laskutettavan tunnus, laskutettavan nimi1)
6. Laskun summatiedot (maksettava määrä verollisena/verottomana, veron määrä)
7. Rivin otsikkotiedot (tuotteen nimi)
8. Laskurivin hinnoitteluperusteet (laskutettava määrä1, luettelohinta)
9. Laskurivin summatiedot (rivin veroton summa, rivin verollinen nettosumma, veroprosentti)

Poikkeustapauksen muodostavat rahoituspalveluista laaditut luottokorttilaskut (LIITE 2).

Yrityksessä on tarpeen tarkistaa, riittävätkö yllä olevat tiedot laskun käsittelyyn. Jos ei, niin verkkolaskulla on mahdollista lähettää täydentäviä lisätietoja. Verkkolaskulle tarvitaan muutamia tietoja, joita perinteisellä paperilaskulla ei esiinny. Nämä tiedot liittyvät laskutustapahtuman osapuoliin ja verkkolaskuosoitteisiin.

Laskutusaineisto

Laskutusaineisto voi olla eri muodoissa ja sisältää liitteitä ja kuvia. Operaattoria valittaessa verkkolaskuja lähettävän yrityksen on tärkeää ottaa selvää:

• Miten yhteistyö järjestelmätoimittajan ja operaattorien välillä toimii?
• Kuinka operaattorit pystyvät muuntamaan laskutusaineiston verkkolaskutukseen sopivaksi laskutusformaatiksi?
• Puuttuuko laskuaineistosta jotain verkkolaskutuksessa olennaisia tietoja tai tietokenttiä?
• Sisältävätkö eri operaattoreiden verkkolaskustandardit laskulla vaadittavat tiedot?
• Tarvitseeko vastaanottaja laskun kuvaa vai riittääkö pelkkä XML - aineisto? Pystyykö laskun vastaanottaja asiatarkastamaan ja hyväksymään laskun ilman laskun kuvaa?

Ennen verkkolaskuratkaisun tekemistä ja/tai operaattoreiden kilpailuttamista täytyy omat vaatimukset määritellä mahdollisimman tarkasti. Verkkolaskuihin saattaa palveluntarjoajien ohjelmistotalojen ja operaattoreiden puolelta liittyä lisävaatimuksia.
Ota selvää seuraavista asioista:

Myyntilaskut

• Lähetetäänkö verkkolaskuja sekä yritysasiakkaille että kuluttaja-asiakkaille?
• Onko verkkolaskuasiakkaita ulkomailla?
• Huolehtiiko operaattori kaikkien myyntilaskujen muunnospalvelusta ja toimittamisesta asiakkaille (EDI -lasku, verkkolasku, paperilasku)?
• Halutaanko operaattorin muodostavan laskuista kuvat (myynti- tai ostolaskuista)?
• Onko laskuliitteiden välittämisestä erityisvaatimuksia ja tulevatko ne samasta järjestelmästä kuin laskut?
• Jos laskutusaineistoa täytyy täydentää, tekeekö sen operaattori vai tehdäänkö se laskuttavaan taloushallintojärjestelmään? Entä mitä se maksaa?
• Halutaanko laskujen selailu- ja uudelleentulostuspalvelua. Kauanko palvelussa säilytetään laskuja?
• Edellytetäänkö operaattorilta verkkolaskuosoitteiden ylläpito vai hoidetaanko se omassa asiakasjärjestelmässä?
• Halutaanko arkistointipalvelua?
• Edellytetäänkö operaattorilta kokemusta käytössä olevista tietojärjestelmistä?
• Mitä erityisvaatimuksia verkkolaskuja vastaanottavilla asiakkailla on tietosisällön suhteen? (esimerkiksi tiliöintitiedot ja / tai kustannuspaikkatiedot sekä sähköpostiosoite). Löytyykö näille paikka laskutusjärjestelmästä ja kuinka vaihtuvia tietoja päivitetään?

Ostolaskut:

• Mitä tietoja sähköisistä ostolaskuista halutaan tuoda ostolaskujen käsittelyjärjestelmään, (esim. oletustiliöinti)?
• Onko laskuttajilla mahdollisuus tallentaa erilaista verkkolaskutuksessa käytettävää lisätietoa laskutusjärjestelmään (esimerkiksi verkkolaskuosoite)?
• Mitä viitetietoja laskuilla pitää olla?
• Pitääkö laskulla olla sopimus-/tilausnumero, jotta lasku voidaan hyväksyä tilausjärjestelmässä?
• Miten toimittajan tunnistus aiotaan tehdä? (OVT - tunnus, pankkitili, IBAN -tunnus)
• Edellyttääkö ostolaskujen käsittelyjärjestelmä kuvan saamista, mitkä kuvamuodot ohjelmisto hallitsee ja miten ohjelmisto käyttäytyy, jos operaattorilta ei tule kuvaa?
• Hallitseeko järjestelmä myös kululaskut?
• Tuleeko laskujen mukana arkaluontoisia liitteitä, joiden käsittely ei ole sallittu kaikille laskujen käsittelijöille?

Tarjousten vertailua helpottaa, jos laskuvolyymit on kuvattu tarkasti (EDI-laskujen lukumäärä, verkkolaskujen lukumäärä, paperitulosteiden lukumäärä).

Varustettu ilmaisella Atlassian Confluence Community License-lisenssillä, joka on myönnetty hankkijalle TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry / Finnish Information Society Development Centre. Evaluoi Confluencea tänään.

Adaptavist ThemeBuilderKäytössä

Kirjaudu sisään

Valikko ☰

Adaptavist ThemeBuilder EngineAtlassian Confluence