Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Verkkolaskun vastaanoton aloittaminen

Kun operaattorin valinnasta on päätetty ja taloushallinnon järjestelmä on asennettu verkkolaskutusta tukevaksi, voidaan varsinainen verkkolaskujen vastaanotto aloittaa. Aloitettaessa verkkolaskun vastaanottoa on tärkeää valita kumppani, jolta tulee paljon laskuja tasaisena virtana ja joka laskuttaa muita sähköisesti. Tällöin verkkolaskun tieto on varmasti virheetöntä ja jo aikaisemmin testattua. Sopivaa laskuttajaa voi kysyä operaattorilta. On varmistettava, että laskun lähettävä yritys huomioi arvonlisäverolain vaatimukset laskusisällöstä. Verkkolaskuja vastaanottavan tulisi tietää, missä tietoformaateissa laskuja välitetään ja mitkä formaatit ovat heille mahdollisia. Laskuttajasta ja laskuttajan operaattorista riippuen tiedot ovat olennaisia perustietoja, kun määritellään voidaanko verkkolaskutus aloittaa.

Verkkolaskujen vastaanottajalla tulee olla (laskuttajiin ja omaan organisaatioon nähden) selkeä yhteyshenkilö, joka tuntee oman järjestelmän ja siihen liittyvät tarvittavat tiedot. Osa tarpeellisista reititystiedoista on kirjattu organisaation tietoihin Verkkolaskuosoitteistossa, mutta koska verkkolaskutusta ohjaa laskun vastaanottaja, on selkeämpää että reititystiedot annetaan täydellisinä laskuttajalle. Vastaanottajan on saatava tiedettävä oma sähköinen laskuosoitteensa ja OVT - tunnuksensa.

Luettelo tärkeimmistä laskuttajalle ilmoitettavista tiedoista siirryttäessä verkkolaskujen vastaanottoon:

• Organisaatio
• Sähköisen laskun vastaanoton tunteva yhteyshenkilö
• Y-tunnus
• OVT -tunnus tai yrityksen organisaatioyksikkö
• Verkkolaskuosoite (Nimetty operaattorikohtaisesti, on joku seuraavista: Verkkolaskutili, IBAN -tunnus, Verkkopalvelutunnus, OVT - tunnus)
• Laskuttajan antama asiakasnumero tai numerot
• Milloin ko. laskuttajan laskujen sähköinen vastaanotto halutaan aloittaa
• Miten kauan mahdollinen rinnakkaistestaus kestää (vastaanotetaan verkko- ja paperilaskuja).
• asiakkaan käyttämä operaattori,
• mihin toimittajan tunnistus perustuu (OVT -tunnus, pankkitili),
• operaattorien yhteystiedot,
• tuotantotestaukseen liittyvät testilaskujen tiedot.

Laskuttajaa voidaan ohjeistaa myös muiden toivottavien tietojen esim. viitteiden käytössä. Tämä ei johdu verkkolaskuttamisesta, mutta koska "keskustelu" laskuttajan kanssa on nyt avattu, voi olla hyvä tarkastaa vastaako aiemmin paperisena saatujen laskujen tietosisältö nykyistä tietotarvetta tai rakennetta.

Kirjanpitokäytäntö ja sähköinen laskujen käsittely

• Käsittelyä nopeuttaa tilausjärjestelmä, mihin sopimukset/tilaukset kirjataan tiliöintitietoineen.
• Yksinkertaistettu kirjanpidon tilikartta
• Laskun hyväksyntätapa: onko jokainen lasku hyväksyttävä järjestelmässä vai onko hyväksyntä vanhaa perimää?
• Päätös, jatketaanko koontilaskutuksen käyttöä vai puretaanko se
• Valinnalla voi olla merkitystä käsittelyprosessin automatisointiin. Tavaran- ja palvelutoimittajien kanssa toimivien tahojen on hyvä tietää, mitä tietoja verkkolaskuun tallennettaan ja millaisilla osoitetiedoilla varustettuna ne vastaanotetaan.
• On hyvä tarkistaa asiakastietojen ajantasaisuus (yritysten nimet, Y-tunnukset ja osoitetiedot)
• Suurasiakkailla laskutus voidaan haluta jaettavan liiketoimintayksiköittäin
• On varmistettava mahdollisuus, että verkkolaskuille voi saada tilaajan/viitehenkilön nimen tai sähköpostiosoitteen.

6.1 Verkkolaskuja lähettävien kumppanien etsiminen ja aktivointi

Jo ennen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän käyttöönottoa voidaan verkkolaskuttajia aktiivisesti etsiä ja muita laskuttajia valmistella verkkolaskutukseen siirtymiseen. Kun yritys on valmis vastaanottamaan verkkolaskuja, tieto valmiudesta sekä tarvittavat reititystiedot voivat sisältyä esimerkiksi toimittajien aktivointikirjeisiin ja viesteihin mahdollisimman selvästi. Verkkolaskuja lähettävistä yrityksistä kattavimman listauksen saa Verkkolaskuosoitteistosta (www.tieke.fi/verkkolaskuosoitteisto). Operaattorit ilmoittavat tähän osoitteistoon ne asiakkaansa, joilla on valmius laskuttaa ja/tai vastaanottaa verkkolaskuja. Jos yritys on aloittamassa verkkolaskujen vastaanoton, on operaattoriehdokkaalta pyydettävä lista asiakkaista, jotka toimittavat verkkolaskuja.

Laskuttajien aktivoinnin voi aloittaa toimittajarekisterin perusteella tai toimittajarekisterin ja verkkolaskuosoitteiston tietoja yhdistelemällä. Yhteydenotot kumppaneihin ovat tärkeitä, sillä tällöin tietoa tulevista verkkolaskuvalmiuksista voidaan jakaa joko kaikille aktiivisille toimittajille tai vain valikoidulle joukolle. Valinnan perusteena voi olla esimerkiksi laskujen lukumäärä tai niiden käsittelyn työläys. Usein valtaosa laskuista tulee vain kouralliselta laskuttajia, joten nopeimmin hyviin tuloksiin päästään volyymitoimittajien laskujen sähköistämisellä, usein tällainen suuri laskuttaja pystyy jo lähettämään verkkolaskuja. Kampanjoinnissa ja tiedottamisessa voi käyttää suoria infokirjeitä toimittajille joko postitse tai sähköpostilla sekä tilausten yhteydessä tapahtuva viestiminen. Yksi tehokkaimmista tavoista edistää verkkolaskujen vastaanottoa on asettaa sen painoarvo riittävän korkealle hankintasopimusten teon yhteydessä. Hankintapolitiikkaa on syytä miettiä uudelleen. Pystytäänkö hankintoja keskittämään ja näin vähentämään toimittajien määrää? Suositaanko niitä, joilta saadaan laskut sähköisesti ja voidaanko sähköinen laskutus sitoa hankintojen kilpailuttamiseen ainakin puitesopimuksissa?

Laskuttajien aktivoinnissa ja tiedottamisessa ensisijaisen tärkeää on välittää viestiä laskuttajalle mahdollisimman usean tahon ja kanavan kautta. Mikäli laskuja ei toiveista huolimatta saada heti sähköisesti, syy voi olla joko väärille henkilöille esitetyistä pyynnöistä (huono sisäinen tiedotus) tai verkkolaskutushankkeen alkuvaiheen väistyvistä teknisistä haasteista. Esimerkiksi tytäryrityksien omat OVT-tunnukset on ilmoitettava laskuttajalle, jotta lasku osoitetaan oikealle juridiselle yhtiölle. (Osa yrityksistä haluaa ostolaskut liiketoimintayksiköittäin, jolloin näillä on omat OVT-tunnukset tai jokin muu verkkolaskuosoite.)

Verkkolaskun käyttöönotto voidaan tehdä rinnan paperi- tai eKirje-laskutuksen kanssa. Tällöin on sovittava toimittajan kanssa, lähetetäänkö lasku aluksi myös kirjeitse, ja milloin lopetetaan ja milloin luovutaan kokonaan paperilaskuista. Ensimmäisten laskujen kulkua on hyvä seurata. Tärkeintä ensimmäisten verkkolaskujen vastaanotossa on todeta, että kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana verkkolaskuissa laskun tietosisällön osalta. Mahdollisissa ongelmatilanteissa on tärkeää kommunikoida tarpeen mukaan nopeasti kaikille osapuolille virhetilanteesta ja kuten myös siirtymisestä verkkolaskujen tuotantoon. Laskun lähettäjän tunnistus toimittajarekisteriin vertaamalla kannattaa tehdä lähettäjän OVT-tunnuksen tai laskun pankkitilin perusteella. Y-tunnuksen perusteella tehtävä tunnistus ei ole suositeltava, sillä lähettäjällä saattaa saman Y-tunnuksen alla olla useita myyntireskontria (eri laskuilla eri pankkitilit). Jos lasku ei tule perille (maksukehotus saatu/lähetetty), on operaattorien avulla selvitettävä, mihin lähetys keskeytynyt/pysähtynyt.

Ostolaskujen käsittelijöiden valmistaminen uuteen toimintatapaan

Yrityksessä on informoitava ja koulutettava mitä verkkolaskutus on - riippuen yrityksen koosta, oikean tietoisuuden jakaminen voi olla pitkäkin prosessi. On myös hyvä sopia organisaatiossa vastuunjaosta, esimerkiksi kuka aktivoi uusia verkkolaskun lähettäjiä ja kuka testaa. Laskun käsittelijät on koulutettava uuteen laskujen käsittelytapaan ja valmistettava organisaatio muutokseen. Toiminnan sähköistäminen vaatii yleensä prosessien uudelleenjärjestelyä, joten laskujen käsittelyn sähköistämisen lisäksi on syytä uudistaa toimintatapoja kokonaisuudessaan.

Varustettu ilmaisella Atlassian Confluence Community License-lisenssillä, joka on myönnetty hankkijalle TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry / Finnish Information Society Development Centre. Evaluoi Confluencea tänään.

Adaptavist ThemeBuilderKäytössä

Kirjaudu sisään

Valikko ☰

Adaptavist ThemeBuilder EngineAtlassian Confluence