Verkkolasku > Verkkolaskusta > Etusivu - opas verkkolaskutukseen > 7. Yhteenveto ja tarkistuslista
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

 

Yhteenveto ja tarkistuslista

7.1 Tarkastuslista verkkolaskujen lähettämisessä

1. Selvitä, onko tarvetta siirtyä verkkolaskutukseen
• Kenelle lähetämme laskuja?
• Ketkä laskujemme vastaanottajista toivovat verkkolaskuja?

2. Käy läpi yrityksesi nykyiset järjestelmät sekä laskutusprosessit
• Voiko laskutusohjelmistoa päivittää vai onko tehokkaampaa vaihtaa koko ohjelmisto?
• Vaihdettaessa taloushallinnonohjelmistoa, valitse ohjelmisto, jossa on verkkolaskun vastaanotto- ja lähetysominaisuus. Pk-yritykselle helpoin tapa on sovellusvuokraus.

3. Selvitä, missä muodossa asiakkaat haluavat verkkolaskut
• Selvitä, miten laskutusjärjestelmästä saadaan verkkolaskutuksessa käytettävää aineistoa; joko suoraan ohjelmasta tai operaattorin muokkaamana. (Pankit eivät muokkaa aineistoja).
• Liikkeellelähdössä voi olla eduksi, jos pystytään lähettämään verkkolaskut suoraan asiakkaan toivomassa muodossa, mutta verkkolaskutuksen laajentuessa yrityksen on kyettävä lähettämään verkkolaskuja kaikille. Kykeneekö operaattori siihen?

4. Valitse yrityksellesi sopivin verkkolaskuratkaisu
• Valintaan vaikuttaa mm. verkkolaskutuksen määrä, sen vaatimukset sekä toiminnan aiheuttamat kustannukset. Valinta kannattaa tehdä harkiten, sillä vaihtoehtoja on useita.

5. Operaattorin valinnassa on selvitettävä, pystyvätkö operaattorit tuottamaan laskutusaineistoon sopivaa verkkolaskuaineistoa ja millä hinnalla
• Tarvitaanko operaattoria laskujen välitykseen vai myös aineiston muokkaamiseen?
• Eri operaattoreilla ja pankeilla on erilaiset toimivat yhteydet toisiin operaattoreihin ja pankkeihin. Selvitä, mikä näistä sopii sinun yrityksellesi parhaiten. Myös hinnoissa on eroa.

6. Ota yhteys asiakkaisiin ja heidän operaattoreihin
• Varmista, että ratkaisusi sopii myös asiakkaiden järjestelmiin.
• Selvitä, tarvitseeko tehdä asiakaskohtaisia muutoksia lähetettävään aineistoon

7. Tee sopimus valitsemasi operaattorin kanssa. Muista tarkat sopimussäännöt!

7.2 Tarkastuslista verkkolaskujen vastaanoton aloittamisessa

1. Selvitä, onko tarvetta siirtyä verkkolaskutukseen
• Ketkä ovat toimittajianne?
• Ketkä toimittajat ovat jo verkkolaskujen lähettäjiä ja ketkä toivovat verkkolaskuja?
• Onko laskuttajilla erityisiä vaatimuksia tai erityispiirteitä laskutuksessa?

2. Käy läpi yrityksen nykyiset järjestelmät sekä laskutusprosessit
• Onko nykyisessä taloushallinnon järjestelmässä valmius verkkolaskujen vastaanottoon - tarvittaessa hanki uusi ostolaskujen käsittelyjärjestelmä, mikä on oma projektinsa
• Vaihdettaessa taloushallinnonohjelmistoa, valitse ohjelmisto, jossa on verkkolaskun vastaanotto- ja lähetysominaisuus. Pk-yritykselle helpoin tapa on sovellusvuokraus (ASP).

3. Pyydä tarjous verkkolaskuista useammalta operaattorilta
• Selvitä operaattoreiden toimintaa referenssien kautta
• Tee operaattorivertailu verraten tarjouksia tarvemäärittelyyn sekä vertaillen tarjouksia laadullisesti ja hinnallisesti toisiinsa. Vertailutaulukot on hyvä tehdä jo tarvemäärittelyn yhteydessä.

4. Valitse operaattori, joka vastaa laatu- ja hintatavoitteita
• Tee operaattorin kanssa tarkka sopimus, jossa vastuut, toiminta ongelmatilanteissa ja sanktiot on huolella kirjattu.

5. Käynnistä operaattorin kanssa soveltamisanalyysivaihe, jolloin tarvemäärittely käydään tarkasti läpi ja tehdään projektisuunnitelma verkkolaskujen vastaanottoon siirtymisestä.

6. Testaus
• Testaa ostolaskujärjestelmän muutokset.
• Testaa operaattorin kanssa laskujen siirto ostolaskujärjestelmään: data ja kuva ja mahdolliset päättelylogiikat, joita liittymään on rakennettu
• Valitse muutama testikumppani ja sovi tietojen päivityksestä ja testauksesta.
• Pyydä testikumppania toimittamaan testiaineistoa, jonka käsittelyn testaavat ensin operaattori ja ohjelmistotoimittaja ja sen jälkeen laskun vastaanottaja.

7. Tee infopaketti ja jaa se mahdollisimman laajasti.
• Määrittele, millainen prosessi verkkolaskun toimittajien hankkiminen on.

7.3 Muuta huomioitavaa

• Edellytetäänkö yrityksen käyttöön erillisiä testi- ja tuotantoympäristöjä?
• Millaista valvontaa ja palvelun hallintaa tarvitaan?
• Miten tiedonsiirtoa kontrolloidaan ja raportoidaan?
• Miten tapahtuu muutosten, ongelmien ja laatupoikkeamien hallinta?
• Miten toteutetaan HelpDesk -palvelu?
• Millaisia dokumentointeja kehitysvaiheessa edellytetään?
• Selvitä, miten taataan palvelun laatu ja tietoturva?

Varustettu ilmaisella Atlassian Confluence Community License-lisenssillä, joka on myönnetty hankkijalle TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry / Finnish Information Society Development Centre. Evaluoi Confluencea tänään.

Adaptavist ThemeBuilderKäytössä

Kirjaudu sisään

Valikko ☰

Adaptavist ThemeBuilder EngineAtlassian Confluence